Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 20 août 2026
secretaire.lu est un service de secrétariat virtuel propulsé par l'intelligence artificielle : l'assistant répond aux appels téléphoniques, comprend la langue de l'appelant, répond aux questions à partir d'une base de connaissances, prend des rendez-vous et transmet les messages. Ce service traite nécessairement des données personnelles — celles des visiteurs de ce site, celles de nos prospects et clients, et celles des personnes qui appellent nos clients. La présente politique explique lesquelles, pourquoi et pendant combien de temps.
1. Responsable du traitement et rôles
TealSpark S.à r.l.-S, 3 Rue Edouard Oster, L-2272 Howald, Luxembourg (TVA LU35495321) — ci-après « nous ». Contact : info@secretaire.lu, +352 27 63 13 83.
- Responsable du traitement pour les données de ce site, de nos prospects, de nos clients et des personnes qui contactent notre propre ligne de démonstration.
- Sous-traitant (au sens de l'article 28 du RGPD) pour les appels et messages que l'assistant traite pour le compte d'un client : dans ce cas, le client est responsable du traitement, il détermine les finalités, et il lui appartient d'informer ses appelants. Un accord de sous-traitance (DPA) est mis à disposition des clients qui en font la demande.
2. Données que nous traitons
2.1 Visiteurs du site
- Formulaire de contact : nom, adresse email, numéro de téléphone (facultatif) et contenu du message.
- Assistant de démonstration (widget de conversation sur le site ou appel au +352 27 63 13 83) : contenu de la conversation, sa transcription, la langue détectée, la date et la durée, ainsi que les coordonnées que vous communiquez spontanément. Selon la configuration du fournisseur de voix, un enregistrement audio de l'appel peut être conservé.
- Données techniques : journaux d'accès de l'hébergeur (adresse IP, horodatage, pages consultées, type de navigateur), nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.
2.2 Prospects réservant une démonstration
- Nom, adresse email, numéro de téléphone, créneau choisi et éventuelle note sur le sujet de l'échange, afin de créer le rendez-vous et de vous envoyer une confirmation.
2.3 Clients
- Coordonnées professionnelles des interlocuteurs, informations nécessaires à la base de connaissances, données de facturation et statistiques d'usage (minutes consommées, nombre d'appels).
2.4 Personnes appelant nos clients
- Numéro appelant, contenu de l'appel et sa transcription, résumé de l'appel, langue, coordonnées et informations communiquées volontairement (par exemple pour un rappel ou un rendez-vous), rendez-vous créés. Ces données sont traitées pour le compte du client concerné.
Nous demandons à nos clients de ne pas orienter vers l'assistant des conversations impliquant des données sensibles (santé, données bancaires). L'assistant ne prend pas de paiement et ne collecte pas de coordonnées bancaires par téléphone.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Répondre à une demande envoyée via le formulaire de contact | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) / intérêt légitime à répondre (art. 6.1.f) |
| Faire fonctionner l'assistant de démonstration et vous laisser le tester | Intérêt légitime à présenter le service (art. 6.1.f) |
| Organiser et confirmer un rendez-vous de découverte | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Fournir le service souscrit (réponse aux appels, prise de rendez-vous, notifications, rapports) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; pour les appelants de nos clients : instructions du client responsable du traitement (art. 28) |
| Facturation, comptabilité, obligations fiscales | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Sécurité, prévention de la fraude et des abus, journalisation technique | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Amélioration de la qualité du service (analyse d'appels et de transcriptions) | Intérêt légitime (art. 6.1.f), avec droit d'opposition |
4. Sous-traitants et destinataires
Nous ne vendons ni ne louons vos données. Elles sont accessibles à notre personnel autorisé, dans la limite du nécessaire, et aux prestataires techniques suivants, qui agissent sur nos instructions :
| Prestataire | Rôle |
|---|---|
| ElevenLabs | Intelligence artificielle vocale et conversationnelle : traitement de la parole, transcription des appels, résumé |
| Twilio | Téléphonie et numéros luxembourgeois (acheminement des appels) |
| Vercel | Hébergement du site et des fonctions serveur, journaux techniques |
| Supabase (base de données PostgreSQL) | Stockage des configurations de compte, des rendez-vous et des données de service |
| Trigger.dev | Exécution des traitements différés (envoi des récapitulatifs et confirmations) |
| Notre fournisseur d'envoi d'emails (SMTP) | Envoi des récapitulatifs d'appel, confirmations et rappels |
| Google (Google Calendar) | Création et lecture des rendez-vous dans l'agenda concerné |
| Calendly | Disponibilités et créneaux proposés lors de la prise de rendez-vous |
| Web3Forms | Transmission des messages envoyés depuis le formulaire de contact du site |
| Google Fonts | Chargement des polices d'écriture du site (traitement de l'adresse IP) |
La liste des sous-traitants effectivement utilisés pour un compte client est communiquée sur demande et annexée au DPA. Nous pouvons également communiquer des données à une autorité compétente lorsque la loi nous y oblige.
5. Transferts hors Union européenne
Le stockage principal des données de service est réalisé sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Certains prestataires listés ci-dessus sont établis aux États-Unis ou peuvent y effectuer des opérations de support : ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par des mesures techniques complémentaires (chiffrement en transit et au repos, minimisation des données transmises).
6. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Messages reçus via le formulaire de contact | 24 mois à compter du dernier échange |
| Conversations et transcriptions de l'assistant de démonstration | 12 mois |
| Appels, transcriptions et récapitulatifs traités pour un client | Selon les instructions du client et le contrat ; à défaut, 12 mois, puis suppression ou anonymisation |
| Rendez-vous et confirmations | Durée de la relation, puis 12 mois |
| Données de compte et de facturation | Durée du contrat, puis 10 ans (obligations comptables luxembourgeoises) |
| Journaux techniques de l'hébergeur | 12 mois au maximum |
À l'expiration d'un compte client, les données traitées pour son compte sont supprimées ou restituées selon les modalités prévues au contrat.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- droit d'accès à vos données et d'obtention d'une copie ;
- droit de rectification des données inexactes ;
- droit à l'effacement, dans les limites de nos obligations légales ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d'opposition aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
- droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à info@secretaire.lu. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si vos données ont été traitées pour le compte d'un de nos clients, nous transmettons votre demande à ce client, qui en est responsable.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg — cnpd.public.lu.
8. Cookies et traceurs
Ce site n'utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience. Des ressources tierces nécessaires à son fonctionnement sont chargées depuis les serveurs de leurs éditeurs (polices Google Fonts, widget de conversation ElevenLabs) : ces éditeurs traitent alors votre adresse IP, et le widget peut stocker des informations techniques dans votre navigateur pour maintenir la session de conversation.
9. Sécurité
Les accès aux données sont limités aux personnes qui en ont besoin, les secrets et jetons d'accès sont chiffrés, les échanges avec nos serveurs sont chiffrés en transit et les webhooks entrants sont authentifiés par signature. Un accord de confidentialité (NDA) et un accord de sous-traitance (DPA) sont disponibles sur demande.
10. Transparence sur l'IA
Les appels sont traités par un assistant automatisé. Interrogé sur sa nature, l'assistant indique toujours qu'il s'agit d'une intelligence artificielle. Il ne fournit pas de conseil juridique, médical ou financier et transmet ces demandes à un humain.
11. Modifications
Cette politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.